PROČ MÍT INFORMAČNÍ SYSTÉM
Obvyklý stav v organizaci bez informačního systému:
Když nemáte informační systém, tak všechny vaše informace jsou většinou v různých aplikacích nebo v různých diářích, které nejsou nebo nemohou být propojeny.
Vyhledání všech těchto informací manuálně není jednoduché a ztrácí se tím mnoho cenného času, který by jinak mohl být využit k jiným a pro organizaci nebo osobu důležitějším pracem.
Důvody proč mít v organizaci informační systém:
- všechny informace a dokumenty se v organizaci ukládají centrálně
- dobře navržený informační systém poskytuje organizaci strategickou výhodu
- informační systém a digitalizace poskytují úžasné možnosti
- bezpečně uložená data, pravidelné zálohování a archivace dat
- rychlé vyhledávání informací, vyšší produktivita práce, nižší náklady
- statistiky a datový sklad
Kdy organizace procházejí rozvojem, krizemi a jak krize řeší:
Greinerova teorie evoluce a revoluce nám popisuje celkem pět fází, kde každá z těchto fází je charakterizována hlavním manažerským stylem a krizí, do které se tento styl postupem času dostane.
Kdy implementujeme informační systém:
- když organizace nezvládá uřídit svůj růst
- když současný stav bezprostředně ohrožuje chod organizace
- když organizace dlouhodobě neroste nebo ji dokonce klesají zisky
- když organizace změní vlastníka a/nebo vedení
- když to organizaci přikáže matka, vlastník, atd.
- když má organizace strategii a přijde na to čas
Pokud se nacházíte v podobné situaci, tak nás kontaktujte a my s Vámi zdarma na domluvené schůzce probereme možnosti řešení. K ničemu Vás to nezavazuje.
Co implementaci informačního systému předchází:
- obvykle eskalace problémů a požadavků
- výběr informačního systému a partnera pro procesní analýzu (často budoucí implementátor informačního systému)
- detailní analýza procesů, správních, administrativních a finančních informačních toků
- změna budoucího nastavení nevyhovujících procesů a informačních toků
Co implementace obnáší:
- implementaci si musí management obhájit u zaměstnanců a získat je na "svoji" stranu
- všichni tzv. klíčoví uživatelé si musí vyhradit čas pro implementátora
- po dobu implementace přibudou nejrůznější diskuse, práce a přesčasy
Informační systém obvykle obsahuje některé uvedené části:
- obchodní agendu, CRM, saldo, pohledávky a závazky
- modul pro management - plánování, rozhodování, řízení
- sklady, sklady na pobočkách, sklady na prodejnách
- webový portál pro internet a intranet, CMS, B2B, e-shop
- projekty a řízení projektů
- výrobu, předvýrobu, výrobní sklad
- dopravu, logistiku
- facility management
- archivy, galerie, knihovny
- servis, reklamace
- administraci IT, help desk
- návody, postupy, znalosti - expertní systém
- poštu a elektronickou poštu, evidenci stížností
- účetnictví, mzdy, majetek
Některé úžasné možnosti informačního systému:
- Když zákazník zavolá do firmy, tak na základě jeho telefonního čísla informační systém v počítači vyhledá o zákazníkovi příslušné informace a obsluha telefonu má uvedené informace ihned k dispozici na obrazovce počítače (například vidí smlouvu, stav obchodního případu, stav servisní opravy, stav stížnosti nebo požadavku atd.).
- Zákazník přes webový portál objedná zboží a informační systém zajistí přímou dodávku zboží od dodavatele (vyrobce, velkoobchodu) přímo zákazníkovi a následně zajistí případnou instalaci, nastavení, zaškolení příslušným pracovníkem služeb pro zákazníky (obchodníkem, technikem, školitelem).
O každém kroku provedeném informačním systémem je zákazník informován hlasovou službou, e-mailem nebo sms zprávou.
- Zákazník přes webový portál (help desk) objedná službu, zadá stížnost nebo požadavek a informační systém zajistí vyřízení příslušným pracovníkem služeb pro zákazníky (obchodníkem, technikem, administrátorem). O každém kroku provedeném informačním systémem je zákazník informován hlasovou službou, e-mailem nebo sms zprávou.